Was jede Importdatei braucht
Egal welches Programm: Eine Buchung besteht aus denselben Teilen. Die Namen der Spalten und ihre Reihenfolge unterscheiden sich, der Inhalt nicht.
| Inhalt | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Datum | 19.10.2026 | Muss in einer offenen Periode des Geschäftsjahrs liegen. |
| Belegnummer | B-0003 | Hilft beim Wiederfinden. Mehrere Zeilen mit gleicher Nummer bilden oft eine Sammelbuchung. |
| Soll-Konto | 6200 | Muss im Kontenplan des Zielmandanten existieren. |
| Haben-Konto | 2000 | Ebenso. |
| Betrag | 2430.55 | Brutto oder netto, je nach Programm. Ohne Tausendertrennzeichen ist am sichersten. |
| MWST-Code | VI81 | Genau so geschrieben wie im Zielprogramm. |
| Text | Garage Keller Service | Manche Programme kürzen lange Texte. |
Dazu kommen je nach Fall Währung, Betrag in Fremdwährung und Kurs, die UID des Lieferanten, ein Fälligkeitsdatum oder ein Soll/Haben-Kennzeichen, wenn das Programm statt zwei Konten ein Konto mit Gegenkonto und Vorzeichen erwartet.
Format: die kleinen Dinge, an denen es scheitert
CSV oder Excel
CSV ist eine Textdatei, in der ein Trennzeichen die Spalten trennt. Im deutschsprachigen Raum ist das meist das Semikolon, weil das Komma als Dezimalzeichen vorkommen kann. Banana liest Textdateien mit Tabulator. Excel-Dateien (XLSX) kennen keine Trennzeichen, dafür musst du auf Zellformate achten: Eine Kontonummer als Zahl verliert führende Nullen, ein Datum als Text wird vielleicht nicht erkannt.
Datum
Gängig sind 19.10.2026, 19.10.26, 2026-10-19 und bei DATEV 1910 (Tag und Monat, das Jahr kommt aus dem Buchungsstapel). Das Programm muss das Format kennen, sonst landet der 3. Oktober im März.
Dezimal- und Tausenderzeichen
Die Schweiz schreibt 1’081.00, Deutschland 1.081,00. Für Importe gilt: Tausendertrennzeichen weglassen, Dezimalzeichen so, wie das Programm es erwartet. Komma als Dezimalzeichen und Komma als Trennzeichen zugleich geht nicht.
Zeichensatz
Wenn aus «Bürowelt» plötzlich «Bürowelt» wird, stimmt der Zeichensatz nicht. Neuere Programme lesen UTF-8, ältere erwarten Windows-1252. Excel öffnet UTF-8-CSV nur mit Umlauten richtig, wenn die Datei mit einer Markierung (BOM) beginnt.
Brutto oder netto
Die meisten Schweizer Programme nehmen den Bruttobetrag mit MWST-Code und rechnen die Steuer selbst heraus. Manche Importe wollen stattdessen den Nettobetrag und eine eigene Zeile für die Vorsteuer.
In AccountyBook stellst du all das in einer Exportvorlage ein: Spalten, Titel, Reihenfolge, Trennzeichen, Dezimal- und Tausenderzeichen, Zeichensatz, Kopfzeile, Datumsformat, brutto oder netto, Vorzeichen oder Soll/Haben-Spalte und den Aufbau des Buchungstexts.
MWST-Codes abbilden
Jedes Programm hat eigene Kürzel für die MWST, und oft unterscheiden sie sich sogar von Mandant zu Mandant. AccountyBook arbeitet intern mit festen Codes und übersetzt sie beim Export in die Kürzel deines Programms. Diese Zuordnung legst du einmal pro Vorlage fest.
| Bedeutung | Ziffer im Formular | Beispiel Banana | Beispiel Crésus |
|---|---|---|---|
| Vorsteuer 8.1 % Material, Waren, Dienstleistungen | 400 | M81 | IPM |
| Vorsteuer 8.1 % Investitionen, übriger Betriebsaufwand | 405 | I81 | IPI |
| Vorsteuer 2.6 % (reduzierter Satz) | 400 / 405 | je nach Mandant | |
| Umsatzsteuer 8.1 % | 303 | je nach Mandant | |
| Bezugsteuer 8.1 % | 383 | je nach Mandant | |
| Ohne MWST | leer oder eigener Code | ||
Die Beispiele sind Startwerte. Massgebend sind die MWST-Codes, die im Zielmandanten tatsächlich eingerichtet sind. Schau sie in den MWST-Einstellungen deines Programms nach, bevor du importierst.
Pro Programm
Die folgenden Beispiele zeigen den Aufbau der Startvorlagen in AccountyBook. Hersteller ändern ihre Importfunktionen von Zeit zu Zeit, und vieles hängt von deiner Version, deinem Abo und den Einstellungen des Mandanten ab. Darum gilt bei jedem Programm: einmal mit wenigen Buchungen testen.
Banana Buchhaltung Text · Tabulator · JJJJ-MM-TT
Date Doc Description AccountDebit AccountCredit Amount VatCode 2026-10-19 B-0003 Garage Keller Service 6200 2000 2430.55 I81
Banana Buchhaltung Plus importiert Buchungen über «Aktionen › In Buchhaltung importieren» aus einer Textdatei mit Tabulator und Spaltenüberschriften (UTF-8). Aus Excel kopierte Zeilen lassen sich auch über die Zwischenablage einfügen. Die Überschriften entsprechen den internen Spaltennamen der Buchungstabelle (Date, Doc, Description, AccountDebit, AccountCredit, Amount, VatCode). Der MWST-Code muss in der MWST-Codes-Tabelle der Datei vorhanden sein. Nach dem Import kontrollierst du die Buchungen in der Tabelle, bevor du weiterarbeitest.
Abacus CSV · Semikolon · TT.MM.JJ
Datum;BelegNr;KtoSoll;KtoHaben;BetragCHF;StCode;Text 19.10.26;B-0003;6200;2000;2430.55;312;Garage Keller Service
Abacus bietet für die Finanzbuchhaltung Importschnittstellen für Buchungen (Option «Schnittstellen AbaConnect»), mit Feldern wie Belegdatum, Konto, Gegenkonto, Betrag, MWST-Code, Text und Belegnummer. Welche Schnittstelle du nutzen kannst, hängt von deinen Lizenzen ab, und die MWST-Codes sind pro Mandant eingerichtet. Am einfachsten richtest du den Import einmal mit deinem Abacus-Partner oder deiner Treuhänderin ein und stellst die Vorlage in AccountyBook genau darauf ein.
Topal und Infoniqa ONE 50 (ex Sage 50) CSV · Semikolon · TT.MM.JJJJ
Beleg;Datum;Text;Soll;Haben;MWST-Code;Betrag B-0003;19.10.2026;Garage Keller Service;6200;2000;V81I;2430.55
Beide Programme übernehmen Buchungen aus CSV-Dateien: Topal über Importvorlagen, Infoniqa ONE 50 (früher Sage 50 Schweiz) über den Dialog «Buchungen importieren». Die genaue Spaltenfolge ist nicht öffentlich dokumentiert und hängt von der Version ab. Exportiere am besten einmal ein paar Buchungen aus deinem Programm und stelle die Vorlage in AccountyBook genau so ein. Die MWST-Codes sind die, die im Mandanten hinterlegt sind.
Crésus Comptabilité Text · Tabulator · TT.MM.JJJJ
19.10.2026 6200 2000 B-0003 Garage Keller Service 2430.55 IPI
Crésus liest Buchungen aus einer Textdatei mit Tabulator, ohne Kopfzeile: Datum, Soll, Haben, Belegnummer, Text, Betrag. Im erweiterten Format steht der MWST-Code in Spalte 13 (zum Beispiel IPM, IPI oder TVA, je nach Mandant). Die Startvorlage in AccountyBook ist genau so aufgebaut.
WinBIZ TXT, CSV oder Excel · feste Feldfolge
WinBIZ importiert Buchungen aus Text-, CSV- oder Excel-Dateien (Excel nicht in Winbiz Cloud) mit 20 Feldern in fester Reihenfolge; für Buchungen mit MWST braucht es die Felder 1 bis 15, der MWST-Code steht im Feld 20. Sammelbuchungen über mehrere Zeilen sind nicht möglich. Stelle die Felder in AccountyBook in der Reihenfolge der WinBIZ-Hilfe zusammen; leere Felder fügst du als «leer» ein.
CashCtrl CSV oder Excel · Spalten frei zuordnen
CashCtrl importiert Buchungen aus CSV- oder Excel-Dateien und lässt dich die Spalten im Import-Dialog zuordnen. Die Startvorlage liefert Datum, Beleg, Soll, Haben, Betrag, MWST und Text mit Kopfzeile. Sammelbuchungen lassen sich nicht importieren.
DATEV-Format, auch Lexware und RZL CSV · Semikolon · Dezimalkomma · TTMM
Umsatz;Soll/Haben-Kennzeichen;Konto;Gegenkonto;BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;Buchungstext 2430,55;S;6200;2000;;1910;B-0003;Garage Keller Service
DATEV arbeitet mit einem Betrag ohne Vorzeichen, einem Soll/Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto, dem Belegdatum als Tag und Monat und einem Steuerschlüssel (BU-Schlüssel) je nach Kontenrahmen. Der Import als Buchungsstapel verlangt zusätzlich bestimmte Kopfangaben. Lexware buchhaltung (plus, pro) und RZL lesen dasselbe Format. Stimme es mit deiner Kanzlei ab, bevor du regelmässig importierst.
Excel und alles andere XLSX oder CSV
Die Vorlage «Excel» enthält alle Spalten, die AccountyBook liefern kann. Sie ist der Startpunkt für jedes Programm, das Buchungen aus einer Tabelle importiert, und für alle, die ihre Buchungen erst in Excel sehen wollen. Spalten, die dein Programm nicht kennt, schaltest du ab, die anderen benennst du so, wie der Import sie erwartet.
Der erste Import: eine Checkliste
- Prüfe, ob alle Konten im Zielmandanten existieren und die MWST-Codes gleich heissen wie in deiner Vorlage.
- Exportiere zwei oder drei Belege, idealerweise einen mit zwei MWST-Sätzen und einen in Fremdwährung.
- Öffne die Datei einmal in einem Texteditor: Trennzeichen, Datum, Dezimalzeichen und Umlaute sehen so aus, wie du sie erwartest?
- Importiere in einen Testmandanten oder in eine Periode, die du danach leicht prüfen kannst.
- Vergleiche Summe und MWST im Journal mit dem Total in AccountyBook.
- Stimmt alles, speichere die Vorlage. Ab dann exportierst du jeden Monat mit einem Klick und markierst die Belege als exportiert, damit nichts doppelt gebucht wird.
Typische Fehler und was dahintersteckt
| Was du siehst | Wahrscheinliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Alles steht in einer Spalte | Falsches Trennzeichen | Semikolon, Komma oder Tabulator passend zum Programm wählen |
| «Bürowelt» statt «Bürowelt» | Zeichensatz | UTF-8 mit BOM oder Windows-1252 |
| Beträge mal hundert oder ohne Rappen | Dezimal- oder Tausenderzeichen | Tausender weglassen, Dezimalzeichen anpassen |
| Datum ungültig oder Monat und Tag vertauscht | Datumsformat | Format so einstellen, wie der Import es verlangt |
| «Konto existiert nicht» | Konto fehlt im Zielmandanten | Konto anlegen oder Kontenplan in AccountyBook angleichen |
| MWST fehlt oder ist falsch | Code im Ziel anders benannt | Zuordnung der MWST-Codes in der Vorlage anpassen |
| Buchungen doppelt | Dieselben Belege zweimal exportiert | Nur neue Belege exportieren und als exportiert markieren |