Belege automatisch kontieren, mit MWST.

Was Kontieren heisst

Kontieren ist der Schritt zwischen Beleg und Buchung. Für jeden Beleg legst du fest, auf welches Konto der Betrag im Soll geht, auf welches im Haben, welcher MWST-Code gilt und welcher Text im Journal stehen soll. Früher stand das als Stempel auf dem Papier, heute meist direkt in der Buchungsmaske.

Eine Rechnung der Garage über CHF 2’430.55, noch nicht bezahlt, sieht kontiert so aus:

Das ist bei einem Beleg schnell gemacht. Bei hundert Belegen im Monat ist es der Teil der Buchhaltung, der am meisten Zeit frisst und am wenigsten Freude macht.

Was die KI auf dem Beleg liest

Ein Sprachmodell mit Bildverständnis liest den Beleg wie ein Mensch, nicht Zeichen für Zeichen nach einer festen Schablone. Darum funktioniert es mit Kassenzetteln, Rechnungen in Briefform, Abo-Rechnungen auf Englisch und fotografierten Quittungen gleichermassen. AccountyBook holt pro Beleg diese Angaben heraus:

• Lieferant mit Name, Land und UID oder MWST-Nummer
• Belegnummer, Belegdatum und Fälligkeit
• Total, Währung und die MWST pro Satz (Grundlage und Betrag)
• Zahlungsart: offen, bar, Karte, Überweisung oder Lastschrift
• IBAN und Referenz einer QR-Rechnung
• Ob es eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, eine Quittung oder etwas anderes ist

Ein Beleg ist dabei eine Datei: ein Foto oder ein PDF bis 5 Seiten. Hast du einen ganzen Stapel in einem einzigen PDF gescannt, trennt AccountyScan ihn vorher in einzelne Belege.

Wie das Konto gewählt wird

Hier entscheidet sich, ob ein Vorschlag brauchbar ist. Ein allgemeines Modell kennt den Schweizer KMU-Kontenrahmen, aber nicht deinen. Bei einem Gastrobetrieb gehören die Gipfeli auf den Warenaufwand, bei einer Beratungsfirma auf Repräsentation. Deshalb arbeitet AccountyBook mit vier Zutaten:

1. Dein Kontenplan

Du lädst ihn als Excel oder PDF hoch oder startest mit der KMU-Vorlage. Vorgeschlagen werden nur Konten, die es bei dir gibt.

2. Ein Satz pro Konto

Zu jedem Konto kannst du notieren, wofür es da ist: «Software-Abos, Hosting. Ausland = Bezugsteuer.» Dieser Satz hilft mehr als jede Kontonummer. Für leere Hinweise macht AccountyBook auf Wunsch einen Vorschlag.

3. Gelernte Regeln

Korrigierst du einen Vorschlag, kann AccountyBook sich das für diesen Lieferanten merken: Swisscom immer auf 6510, Migros bar immer auf 6640. Regeln gelten pro Mandant und greifen beim nächsten Beleg desselben Lieferanten.

4. Deine Grundeinstellungen

Das Gegenkonto ergibt sich aus der Zahlungsart: bar an Kasse (1000), mit Karte oder Lastschrift an Bank (1020), offene Rechnungen an Kreditoren (2000) oder Debitoren (1100). Anschaffungen ab deiner Aktivierungsgrenze landen in der Bilanz statt im Aufwand. Alle diese Konten stellst du pro Mandant ein.

MWST richtig ausweisen

Bei der Mehrwertsteuer gibt es in der Schweiz einige Stolpersteine, die eine Belegerkennung kennen muss:

Zur Bezugsteuer: Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, rechnet sie auf Dienstleistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland ab. Nicht steuerpflichtige Unternehmen werden erst ab Bezügen von mehr als CHF 10’000 im Jahr bezugsteuerpflichtig. Im Zweifel fragst du deine Treuhänderin.

Fremdwährungen rechnet AccountyBook mit dem Referenzkurs der Europäischen Zentralbank zum Belegdatum in Franken um. Weil dein Bank- oder Kartenkurs davon abweicht, ist jeder umgerechnete Beleg zum Prüfen markiert.

Wo du hinschauen musst

Eine KI irrt sich selten beim Abschreiben eines Betrags, aber öfter bei Dingen, die auf dem Beleg gar nicht stehen. AccountyBook markiert unsichere Vorschläge mit «prüfen» und sagt warum. Genau hinschauen solltest du bei:

• Privatanteilen: Ob das Abendessen geschäftlich war, weiss nur der, der dabei war.
• Aktivierungen: Ein Laptop für CHF 1’400 ist bei einer Aktivierungsgrenze von CHF 1’000 eine Anschaffung, bei CHF 2’000 Aufwand.
• Gutschriften und Teilzahlungen: Vorzeichen und Gegenkonto weichen vom Normalfall ab.
• Handschrift und schlechten Fotos: Was schlecht lesbar ist, markiert AccountyBook zum Prüfen.
• Kursen: Der Referenzkurs ist ein Vorschlag, dein Kontoauszug zählt.

Vom Vorschlag ins Programm

Bestätigte Buchungen holst du als CSV- oder Excel-Datei. Spalten, Reihenfolge, Trennzeichen, Datumsformat, Zeichensatz und MWST-Codes stellst du so ein, wie dein Buchhaltungsprogramm sie beim Import erwartet. Startvorlagen gibt es für Banana, Abacus, Infoniqa ONE 50 (ex Sage 50), Topal, Crésus, CashCtrl, das DATEV-Format und Excel.

Was die einzelnen Programme erwarten und worauf du beim ersten Import achtest, steht im Ratgeber Buchungen per CSV und Excel importieren.

Wann sich das lohnt, und wann nicht

Einige Buchhaltungsprogramme haben inzwischen eine eigene Belegerkennung. Wenn du nur ein Programm nutzt und dessen Erkennung gut zu deinem Kontenplan passt, bleib dabei. Ein Werkzeug weniger ist auch etwas wert.

AccountyBook ist für die anderen Fälle gebaut:

• Dein Programm liest Belege nicht selbst, kann aber Buchungen aus einer Datei importieren.
• Du betreust mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Programmen und willst überall gleich arbeiten.
• Du willst Vorschläge nach deinem Kontenplan und deinen Regeln, nicht nach einem Standard.
• Du willst nicht für ein Abo zahlen, wenn es einen Monat lang nur zehn Belege gibt. Bei AccountyBook kostet ein Beleg 20 Rappen, ohne Grundgebühr.